Niejednokrotnie CSR sprowadzany jest do wydatków na działania społeczne. Również do tego swoją odpowiedzialność ogranicza wiele przedsiębiorstw. Wraz z wprowadzeniem dyrektywy o ujawnianiu danych niefinansowych największe firmy będą zobowiązane do raportowania szeroko rozumianej aktywności niefinansowej. Część przedsiębiorstw objętych dyrektywą już od kilku lat przygotowuje się do wypełniania tego obowiązku, pozostałe firmy będą musiały zmierzyć się z tym wyzwaniem. Pamiętając, że raport nie jest celem samym w sobie, ale narzędziem służącym transparentnemu i skutecznemu informowaniu interesariuszy o celach, działaniach i planach raportującej organizacji, poniżej przedstawiamy 10 kroków przygotowania raportu.
1. Wstępna diagnoza – odpowiedz sobie na kilka pytań, mianowicie: Dlaczego Twoja firma przygotowuje raport i w jakich obszarach dostrzegasz największą wartość wynikającą z tego procesu? Zastanów się, co jest dla Twojej firmy najważniejsze: reputacja firmy, transparentność, wizerunek marki, przewaga konkurencyjna, szanse rynkowe, presja interesariuszy, kultura organizacyjna etc.? Wstępnie określ także grupę docelową tego komunikatu.
2. Budowanie społeczności – ustal listę osób zaangażowanych w proces raportowania, przeszkol wybranych pracowników oraz uświadom im, jak ważne są gromadzone informacje. Bardzo pomocne przy późniejszych krokach będzie przekonanie o wartości raportowania niefinansowego menedżerów wysokiego szczebla i członków zarządu. Wsparcie z ich strony i zrozumienie profitów z raportowania zdecydowanie usprawni pracę nad raportem.
3. Benchmark – ustal typowe lub powszechnie poruszane problemy przez firmy z tego samego sektora i oceń stopień ich adekwatności do profilu działalności Twojej firmy oraz jej rzeczywistego wpływu. Warto pamiętać, że interesariusze sięgający po raporty społeczne i sprawozdania z pozafinansowej działalności mogą porównywać dostępne na rynku informacje i na tej podstawie podejmować kluczowe decyzje zakupowe lub inwestycyjne.
4. Wybór standardu i wskaźników – zdecyduj, według jakiego standardu będziesz raportować. Zgodnie z wytycznymi dyrektywy o ujawnieniu danych niefinansowych firmom pozostawiono swobodę w zakresie standardów. Na rynku funkcjonuje kilka typów m.in. Global Reporting Initiative (GRI 4), KPI’s for ESG czy International Integrated Reporting Framework. Polecamy szczegółowy wykaz najbardziej popularnych standardów i wytycznych w publikacji Ministerstwa Rozwoju pt. „Raportowanie niefinansowe”.
5. Określenie harmonogramu i budżetu – znając strukturę swojej firmy i jej kulturę organizacyjną, dokładnie przemyśl, ile czasu należy zaplanować na poszczególne etapy i ustal, jaki nakład finansowy będzie do tego potrzebny. Pamiętaj, że tworzenie pierwszego raportu wymaga zdecydowanie więcej czasu niż praca przy kolejnych. Warto założyć, że ten proces będzie trwał nawet pół roku.
6. Ustalenie zagadnień – określ obszary i zagadnienia ważne z punktu wiedzenia Twojej firmy. Zastanów się, które z realizowanych polityk wpisują się we wskaźniki wybranego standardu i czy są takie, które firma mogłaby rozwinąć. Bardzo pomocne na tym etapie jest włączenie do procesu rozpoznania i uszczegółowienia raportowanych zagadnień możliwie szerokiego grona interesariuszy. Ich doświadczenie i inna perspektywa pozwoli określić istotne dla firmy obszary odpowiedzialności.
7. Wybór informacji – ustal, jakie informacje (i od jakich osób, z jakich działów) pozwolą przygotować spójny raport spełniający wymogi wybranego standardu. Określ sposób i procedury ich pozyskiwania.
8. Gromadzenie danych i przygotowanie raportu – poinformuj współpracowników, jakich konkretnie potrzebujesz od nich informacji i w razie potrzeby zapewnij konsultowanie zaistniałych wątpliwości. Określ termin przesłania danych. Jest to także etap nadania struktury i merytorycznego przygotowania dokumentu.
9. Weryfikacja raportu – poddaj ocenie opracowaną treść raportu (na poziomie wewnętrznym lub zewnętrznym). Wiele firm decyduje się na audyt zewnętrzny, co umacnia wiarygodność prezentowanych danych i pomaga interesariuszom w ocenie przedsiębiorstwa oraz świadomym podejmowaniu decyzji.
10. Publikacja raportu – jednostki, które będą objęte ustawą, będą musiały złożyć raport do KRS. Niektóre przedsiębiorstwa komunikują opracowane dane niefinansowe także w wersji on-line, co jest już kwestią dobrowolną. To także etap rozpoczynający proces komunikowania się z interesariuszami i zbierania informacji zwrotnych.
Artykuł pochodzi z najnowszej edycji Kompendium CSR.